Componentes do Ambiente e sua organização

Continuando o texto: Ambiente de trabalho e o Marketing Interno…

3.3. Componentes do Ambiente Físico e o Ambiente de Trabalho
O objetivo de um arranjo funcional é garantir conforto, bem-estar, satisfação e segurança para os funcionários e garantir aos clientes melhores condições de visualizar os produtos, além de um ambiente saudável e agradável de ser visitado.

Ao espaço físico cabe oferecer flexibilidade na disposição dos materiais e bom aproveitamento do espaço. À empresa propiciar aumento dos níveis de qualidade, produtividade e eliminação dos desperdícios.

Isto é fator de conhecimento de todos e faz parte de muitas correntes de pensamentos da administração, porém como diz Moreira (2000)

Esses fatores em si não promovem a satisfação, mas a sua ausência a inibe. Por outro lado, fatores como oportunidade de auto-realização, reconhecimento pela qualidade e dedicação no trabalho, a atratividade do próprio trabalho em si e a possibilidade de desenvolvimento pessoal e profissional do trabalhador são motivadores em essência. Recebem o nome de fatores de motivação. (p.287).

Outro fator também muito importante quanto ao espaço físico e que podemos definir como componentes do ambiente físico, são os aspectos que mexem e influem em nossos cinco sentidos. Esses aspectos podem influir em nossos relacionamentos internos, e principalmente mexer com o público externo. Como comenta Bekin (2004)

Veja o sucesso das lojas de conveniência nos postos de gasolina em áreas urbanas. Pagará mais por serviços que preencham seus cinco sentidos; algo que seja atraente e agradável à visão, ao olfato, ao tato, à audição, e ao paladar certamente chamará a atenção. Algo que também tenha um som aprazível ganhará destaque em relação a quaisquer outras coisas. (p.36).

Sabemos porque uma empresa pode ter mais sucesso do que outra. Entre os diversos fatores para o sucesso, podemos citar as condições ambientais presentes nas diversas empresas. Desta forma que as questões ambientais citadas por Bekin, influem nas pessoas nas lojas de conveniência dos postos de gasolina, com seus ambientes aconchegantes.

Temos também exemplos de lojas de departamentos e fast-food que possuem um majestoso ambiente físico que também mexem com nossos cinco sentidos, desta maneira ao se pensar em fazer um lanche vem em nossa mente este conjugado de ambiente agradável, que enche os nossos olhos, o nosso paladar, em fim nos atrai ao estabelecimento.

Embora não faça parte deste tópico, não podemos deixar de lembrar que o ambiente físico também influi no ambiente social, ou seja uma reciprocidade de influencias podem ser mencionadas aqui. Em outras palavras, se temos um ambiente de trabalho limpo, alegre, colorido, com um visual agradável aos olhos, um som ambiente. Certamente estaremos com um ar motivador para melhor nos relacionar com os clientes tanto os externos quanto os internos, nossos colegas de trabalho.

Neste tópico, tivemos alguns comentários no questionário (anexo 1) do tipo:
Com um ambiente agradável e funcional, os empregados tendem a trabalhar com mais prazer, e isso se reflete no atendimento aos clientes, criando com isso uma boa imagem perante o seu publico alvo;

É notório que um ótimo relacionamento com colegas no ambiente profissional, faz sorrir até nossos clientes amigos quando presentes.

Isto pode ocorrer com qualquer empresa independente do seu tamanho, independentemente da sua segmentação. Um ambiente agradável, aconchegante é sempre fator determinante para o sucesso.

É pertinente citarmos aqui um caso ocorrido em nossa empresa. Neste ano de 2004 abrimos mais uma loja de automóveis na mesma avenida em que já tínhamos uma empresa com escritório montado e equipe formada. Como a proximidade é grande entre as lojas achamos por bem, inicialmente, manter uma administração única. Portanto na loja nova ficou primeiramente somente a equipe de vendas e pessoal de limpeza. Desta maneira todas as vendas efetuadas na nova loja deveriam ser trazidas para a administração na loja matriz onde existiam todos os equipamentos necessários como computadores, copiadoras, aparelhos de fax, etc.

O fato é que alguns membros da equipe antiga não queria ir trabalhar na loja nova, pois achavam que lá não venderiam como na matriz, e não sabiam dizer o motivo, e na verdade o fato ocorria mesmo, se vendia menos lá. O ponto comercial é bem próximo o que elimina algumas questões quanto ao cliente externo pois o público que visita uma loja visita a outra.

Bem, depois que resolvemos mudar a administração para a loja nova e levarmos os equipamentos e a base dos escritórios para esta loja, o fato das vendas começaram a mudar, a loja nova começou a vender mais que a matriz.

Com isso chegamos a conclusão que, e como disse, é pertinente ao nosso trabalho, o ambiente de trabalho físico, escritórios bem montados, o movimento produzido por uma empresa atuando e viva, além de outros fatores anteriormente mencionados fazem verdadeiramente a diferença. Com isso decidimos equipar as duas lojas com as mesmas condições e contratar mais funcionários, a fim de gerar mais movimento novamente na antiga matriz.

Apesar dos méritos do ambiente físico, mencionados aqui, verificamos que a maioria das pessoas respondeu ao questionário (anexo 1), quando lhe fora perguntado qual o ideal em um ambiente de trabalho, marcando as opções que davam mais sentido ao lado social, como: “todos fazerem parte do time, arregaçarem as mangas e trabalharem juntos como uma equipe”, opção mais votada; seguida por, “as pessoas se tratarem com respeito e justiça, criarem um bom clima de trabalho”; “se exige, mas se dá condições para o trabalho sair bem feito” (aqui naturalmente podemos incluir as questões físicas do trabalho); e por fim votou-se na “valorização do trabalho e seu reconhecimento público”.

3.4. Princípios dos 5S

Como se sabe os 5S (do principio Japonês) são sinônimos de qualidade para o ambiente de trabalho e cabem aqui algumas observações como a realidade e a percepção do ambiente que é vista de maneiras distintas por cada pessoa.
Segundo Silva (1995)

Os nossos sentidos e os nossos valores podem nos confundir. Quando isso ocorre deixamos de ver a bagunça, o desperdício, e todo tipo de comportamento que gera má qualidade de vida. É preciso prestar mais atenção para perceber a realidade.(p.2)

Desta maneira teremos ambientes que estão, verdadeiramente, o que podemos chamar de uma bagunça generalizada, mas para as pessoas que ali trabalham e que foram acostumando-se com o acúmulo de materiais aos poucos e progressivamente, eles não conseguem perceber o que ocorre ao seu redor. Porém quando vem uma pessoa de fora, ela facilmente pode notar o que os olhos fechados não vêem. Para se fazer uma comparação simples imagine a nossa casa, quando vamos receber uma visita começamos a arruma-la: tiramos a bagunça que para nós não nos “afeta,” guardamos cada coisa em seu lugar, tiramos a poeira dos móveis, arrumamos a mesa com toalhas novas e utensílios novos etc.

Assim também deve ser em nossas empresas, devemos nos lembrar que todos os dias recebemos visitas, pessoas que nunca foram em nossa empresa ou outras que vem quase todos os dias, não importa, independentemente disto precisamos fazer de nosso ambiente de trabalho algo agradável, limpo e organizado, assim tudo se torna eficiente.

Os 5 sensos ou bom senso, que é mais adequado assim colocar, procura mostrar que com uma boa utilização dos materiais, uma boa ordenação, uma limpeza constante, com saúde e higiene e acima de tudo, autodisciplina, se alcança maior conforto e conseqüentemente um melhor relacionamento no trabalho e logo melhores resultados para a empresa.

Como observado por Silva (1995)

Pode-se criar um ambiente de qualidade em torno de si, usando as mãos para agir, a cabeça para pensar e o coração para sentir, por meio do sistema ou programa 5S. É só colocar em ação cinco sensos que estão dentro de cada um (p.4).

Os passos que se deve seguir são: faxina geral, limpar o ambiente e os objetos, separar tudo o que se precisa com freqüência daquilo que se usa esporadicamente, fazer uma arrumação de forma a se facilitar a vida no trabalho, guardar cada coisa em seu lugar, manter os equipamentos em ordem e em bom funcionamento, combater o desperdício, ordenar as informações, estar atento às condições de saúde e higiene e por fim uma auto disciplina e aperfeiçoamento constante do local de trabalho.
Como conclui Silva (1995)

Podemos iniciar a longa caminhada da melhoria continua praticando os cinco (bons) sensos que cada um tem dento de si: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. A mudança deverá ocorrer dentro de cada um. Se não tomarmos a decisão pessoal de viver com dignidade, ninguém poderá nos ajudar. (p.18).

Pesquisando nos ambientes das pequenas empresas observamos que em média, não há uma preocupação clara quanto às questões dos 5S, por exemplo: quanto a “manter uma lista atualizada de prioridades” a metade dos entrevistados disse que sempre mantém uma lista, a outra metade disse que às vezes faz isto; quanto a “comparar no final do dia o planejado com o executado” a situação piorou, mais da metade não o fazem; quanto a “consciência pessoal de hábitos a serem modificados” aproximadamente 2/3 disseram-se conscientes sobre os hábitos que devem modificar.

Outras questões também analisadas demonstram que as pessoas: “anotam boas idéias”, a maioria diz fazer isto; “manter somente coisas necessárias no trabalho”, a maioria também diz fazer isto; quanto “a prática de hábitos saudáveis”, menos da metade o admite fazer; com relação “a paciência e persistência”, a metade diz ser paciente e persistente a outra metade divide-se em às vezes e quase sempre; a maioria “gosta de trabalhar em equipe”; quanto a ser “bom ouvinte” está dividido, uns dizem serem bons ouvintes outros às vezes e uma pequena parte diz não ser bom ouvintes; no que tangem em “manter sua mesa limpa e organizada” a maior parte o admite fazer às vezes, poucos, fazem sempre.

Partindo para o lado mais sentimental por exemplo, “perdoar um erro”, a maioria diz que perdoa; “criticar em particular e elogiar publicamente” a maioria admite que não o faz, o processo de empatia, “colocar-se no lugar do outro”, muitos disseram que o fazem; em fim a maioria julga-se um “criador de qualidade de vida no ambiente de trabalho”. Veremos no próximo tópico esta questão.

Abraços do Benito Pepe


Próximo tópico: As Relações no trabalho e os fatores que Influenciam reciprocamente nos ambientes, tanto o Social como o Físico.


Bibliografia e Referências bibliográficas

Benito Pepe

Benito Pepe: Empresário há mais de 30 anos, Administrador, Filósofo, Astrônomo Amador, Colunista, Palestrante, Instrutor e Professor Universitário. Tem formação acadêmica na área de Administração com pós-graduações em: Administração estratégica de empresas; Marketing; Filosofia Contemporânea; e Filosofia Antiga. Publica Aqui, seus textos sobre Filosofia, Astronomia, Administração, Marketing, Religião, Assuntos da Atualidade, além de um Papo geral.

4 comentários em “Componentes do Ambiente e sua organização

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.